Verifactu para software de distribución PYME: qué exigir antes de elegir proveedor

Si ya sabes qué es Verifactu, aquí no vas a encontrar definiciones básicas. Lo que sí vas a encontrar es una lista concreta de requisitos técnicos que debe cumplir el software de tu distribuidora, y las preguntas exactas que tienes que hacerle a cualquier proveedor antes de comprometerte.

Por qué el cumplimiento Verifactu es más exigente en distribución

Una distribuidora no es una empresa de servicios. Genera volumen alto de facturas en poco tiempo: albaranes que se convierten en facturas al cierre del día, rectificativas por devoluciones en ruta, líneas con distintos tipos de IVA por producto. Ese volumen y esa variedad elevan el riesgo de incumplimiento si el software no está preparado.

El Reglamento de control de facturación (Real Decreto 1007/2023) obliga a los sistemas informáticos de facturación a registrar, encadenar y, en su caso, remitir a la AEAT cada registro de facturación de forma íntegra e inalterada. Eso tiene consecuencias directas en cómo debe funcionar tu módulo de facturación.

Los 7 requisitos técnicos que debe cumplir el software

1. Registro de alta inmutable por cada factura

Cada factura emitida debe generar un registro de facturación que no se pueda modificar ni borrar sin dejar rastro. Si el software permite editar una factura ya registrada sin crear una rectificativa, no cumple Verifactu.

Pregunta al proveedor: ¿El sistema impide la modificación de registros ya firmados o crea automáticamente una rectificativa trazable?

2. Huella o hash encadenado entre registros

Verifactu exige que cada registro incluya una huella (hash SHA-256) del registro anterior, creando una cadena que hace detectable cualquier manipulación. Si falta un eslabón, la AEAT puede identificarlo.

Pregunta al proveedor: ¿Dónde se almacena el hash del registro anterior y cómo se verifica la integridad de la cadena?

3. Firma electrónica del software (no del usuario)

Es el propio sistema informático quien debe firmar los registros, no el usuario. La firma se hace con el certificado del fabricante del software, no con el tuyo. Esto distingue Verifactu de un simple PDF firmado.

Pregunta al proveedor: ¿Quién firma los registros, el software o el usuario? ¿Con qué certificado?

4. Remisión voluntaria u obligatoria a la AEAT (modo VERI*FACTU)

El sistema puede funcionar en dos modos: envío voluntario de registros a la AEAT en tiempo real (modo VERI*FACTU, que activa el QR en factura) o sin envío. Si optas por el modo sin envío, el sistema debe garantizar igualmente el encadenamiento y la conservación. Muchos proveedores no dejan claro en qué modo trabajan por defecto.

Pregunta al proveedor: ¿Soporta el modo VERI*FACTU con envío a la AEAT? ¿Es configurable? ¿Cómo gestiona los reintentos si falla la conexión?

5. Generación del código QR en factura

En el modo VERI*FACTU, cada factura debe incluir un código QR que permita a cualquier persona verificar el registro en la sede electrónica de la AEAT. El QR debe generarse automáticamente, sin intervención manual.

Pregunta al proveedor: ¿El QR se genera automáticamente en el PDF de factura? ¿Funciona también en las facturas rectificativas?

6. Compatibilidad con distintos tipos de operación

Una distribuidora emite facturas ordinarias, facturas simplificadas (ticket), rectificativas por devolución y facturas de abono. El sistema debe gestionar todos esos tipos dentro del mismo flujo Verifactu, no solo las facturas ordinarias.

Pregunta al proveedor: ¿Qué tipos de factura cubre el módulo Verifactu? ¿Las simplificadas y rectificativas también quedan encadenadas?

7. Trazabilidad entre albarán, pedido y factura

En distribución, la factura no nace sola. Nace de uno o varios albaranes, que a su vez vienen de pedidos. Si el módulo de facturación está desconectado del almacén y de las rutas, tendrás que introducir datos manualmente para cuadrar los registros. Eso es fuente de errores y de incumplimientos.

Pregunta al proveedor: ¿La factura se genera directamente desde el albarán o hay que reintroducir datos? ¿El registro Verifactu incluye la referencia del albarán de origen?

Qué pasa si usas varias herramientas desconectadas

Muchas distribuidoras trabajan hoy con un software de rutas, un SGA separado y un programa de facturación distinto. En ese escenario, la factura se genera fuera del flujo real de operaciones, introduciendo datos manualmente o exportando ficheros entre sistemas.

Ese modelo tiene un problema directo con Verifactu: si el registro de facturación no refleja fielmente la operación real (porque los datos se introdujeron a mano o llegaron con errores de traspaso), la cadena de registros puede ser técnicamente válida pero operativamente incorrecta. En una inspección, eso es difícil de defender.

Un registro Verifactu técnicamente correcto pero generado desde datos incorrectos no te protege ante Hacienda: solo prueba que firmaste algo, no que facturaste lo que realmente entregaste.

La forma más segura de cumplir Verifactu en distribución es que la factura nazca directamente del albarán cerrado en ruta, sin reintroducción de datos.

Plazos que ya están en vigor

• Grandes empresas (facturación anual superior a 6 millones de euros): obligación desde el 1 de julio de 2025.
• Resto de empresas y autónomos: desde el 1 de enero de 2026.

Si tu distribuidora está por debajo de los 6 millones de facturación, tienes hasta enero de 2026, pero la adaptación técnica de un ERP no es inmediata. Un cambio de software en una empresa con flota propia requiere entre 2 y 4 meses de implantación real si se incluye la migración de datos, la formación y las pruebas en producción.

La lista de preguntas antes de elegir proveedor

Resume aquí lo que necesitas verificar con cualquier proveedor de software que esté valorando:

• ¿El sistema impide modificar registros ya firmados sin crear una rectificativa trazable?
• ¿Cómo se genera y almacena el hash encadenado entre registros?
• ¿Quién firma los registros (el software o el usuario) y con qué certificado?
• ¿Soporta el modo VERI*FACTU con envío a la AEAT en tiempo real?
• ¿Cómo gestiona los envíos diferidos si hay corte de conexión?
• ¿El QR se imprime automáticamente en todos los tipos de factura?
• ¿Cubre facturas simplificadas, rectificativas y abonos dentro del mismo flujo?
• ¿La factura se genera desde el albarán o requiere reintroducción de datos?
• ¿El módulo de facturación está integrado con el almacén y las rutas, o es un módulo externo?
• ¿Tenéis certificación o validación por parte de la AEAT o auditor externo del cumplimiento?

Cómo lo resuelve Rowan ERP

En Rowan ERP, la factura se genera directamente desde el albarán cerrado en ruta. El conductor confirma la entrega en la app —con firma digital del destinatario— y ese albarán queda disponible de inmediato en el módulo de facturación. No hay reintroducción de datos entre la parada y la factura.

El módulo de facturación cumple los requisitos técnicos de Verifactu: registro inmutable por factura, hash encadenado, firma del sistema y soporte para el modo VERI*FACTU con envío a la AEAT. Cubre facturas ordinarias, rectificativas y simplificadas dentro del mismo flujo. El QR se genera automáticamente en el PDF.

Además, el mismo módulo genera Facturae 3.2.2 para operaciones con Administración Pública y remesas SEPA B2B y CORE para el cobro domiciliado, sin herramientas externas.

Si quieres ver cómo funciona el flujo completo desde la ruta hasta la factura firmada, entra en rowanerp.com y pide una demostración con datos reales, no con maquetas.