Exportar contabilidad a la asesoría desde el ERP: qué datos, en qué formato y con qué frecuencia

Cada mes, miles de gerentes de pymes hacen lo mismo: recopilan facturas en PDF, rellenan un Excel con los apuntes del mes y se lo mandan a su gestoría por correo. Después esperan. Después corrigen errores. Después vuelven a enviar.

El problema no es la asesoría. El problema es que el ERP y la asesoría no hablan el mismo idioma, o directamente no están conectados. Este artículo explica qué tiene que exportar tu ERP para que ese proceso deje de ser un cuello de botella.

Por qué el formato de exportación importa más que la cantidad de datos

Un ERP puede generar cientos de registros contables al día. Eso no sirve de nada si el archivo que llega a la asesoría no es importable en su software.

La mayoría de asesorías y gestorías españolas trabajan con A3, ContaPlus / SAGE 50 o Wolters Kluwer (a3ERP, a3CON). Algunos despachos más grandes usan Holded como puente o directamente un formato CSV propio.

Los formatos de exportación que tu ERP debe ofrecer como mínimo:

• CSV estructurado con cabecera normalizada: fecha, número de asiento, cuenta contable (Plan General Contable español), debe, haber, concepto y documento origen.
• Formato A3 / a3CON: es el estándar más extendido en gestorías españolas. Si tu ERP no lo exporta de forma nativa, la asesoría tiene que reintroducir los datos a mano.
• XLS o XLSX: útil como respaldo, pero nunca como único formato. Los Excel no son importables directamente en la mayoría de programas contables.
• XML según estándar SII: obligatorio si la empresa está en el Suministro Inmediato de Información de la AEAT. En distribuidoras que facturen más de 6 millones de euros anuales o pertenezcan a grupos, es mandatorio.

El formato A3 es el más solicitado por gestorías en España. Si tu ERP no lo genera, alguien en tu empresa lo está construyendo a mano cada mes.

Datos mínimos que debe contener el archivo

La asesoría necesita información suficiente para cuadrar el balance, preparar los impuestos trimestrales y hacer el cierre anual. Un archivo incompleto genera consultas, idas y venidas, y errores que aparecen en el modelo 303 o en el 200.

Los datos mínimos por cada apunte o asiento contable:

• Fecha del documento: no la fecha de registro en el ERP, sino la fecha real de la factura o del movimiento.
• Número de documento: el número de factura emitida o recibida, el número de albarán si hay asiento de mercancías.
• Cuenta contable a tres o cuatro dígitos según el Plan General Contable (PGC 2007). Sin esto, la asesoría no puede clasificar el gasto ni el ingreso.
• Importe en debe y haber por separado: no el saldo neto.
• Concepto o descripción: mínimo 30 caracteres útiles. “Factura” sin más no sirve.
• NIF del tercero: proveedor o cliente, según corresponda. Necesario para la declaración 347 y para el cruce con el SII.
• Tipo de IVA aplicado: general (21 %), reducido (10 %) o superreducido (4 %), más el recargo de equivalencia si aplica.
• Serie de facturación: especialmente relevante con Verifactu, donde cada serie tiene que estar identificada y trazada.

Los datos opcionales que aceleran el trabajo de la asesoría:

• Centro de coste o departamento, si la empresa trabaja con contabilidad analítica.
• Referencia de remesa SEPA, para cruzar los cobros y pagos con los extractos bancarios.
• Estado del cobro: pendiente, cobrado, vencido. Reduce las preguntas sobre la posición de tesorería.

Periodicidad recomendada según el tamaño de la operación

No hay una frecuencia universal. Depende del volumen de facturas, de si la empresa presenta el IVA mensual o trimestral, y de si la asesoría lleva también la nómina.

Exportación semanal: recomendada para distribuidoras con más de 50 facturas emitidas a la semana. Permite a la asesoría detectar errores en tiempo real y no acumular trabajo al final del trimestre.

Exportación mensual: válida para pymes con volumen medio-bajo. El cierre del mes tiene que estar disponible antes del día 5 del mes siguiente para que la asesoría tenga margen antes de los vencimientos del 20.

Exportación trimestral: solo aceptable si la empresa tiene muy poco movimiento y la asesoría lo consiente expresamente. En distribuidoras con flota propia y rutas diarias, el volumen de facturas y albaranes hace que esta frecuencia sea inviable sin acumular errores.

Una distribuidora con 10 conductores y entregas diarias puede generar entre 200 y 500 documentos al mes. Exportar todo eso el día 18 del trimestre es la causa más habitual de presentaciones fuera de plazo.

Qué ocurre cuando el ERP no exporta bien

Si el ERP no genera un archivo estructurado y compatible, alguien tiene que hacer el trabajo que el software debería hacer. Ese alguien suele ser un empleado administrativo que dedica entre 4 y 10 horas al mes a copiar datos de una pantalla a otra.

Ese tiempo tiene un coste directo. Y un coste indirecto mayor: errores de transcripción que aparecen meses después en una revisión de Hacienda o en un cierre anual que no cuadra.

Los problemas más frecuentes en exportaciones deficientes:

• Cuentas contables incorrectas o ausentes: el ERP registra el apunte pero no asigna la cuenta del PGC. La asesoría tiene que clasificarlos a mano.
• Facturas duplicadas o sin número de serie: ocurre cuando el ERP no tiene un módulo de facturación integrado y los datos vienen de varias fuentes.
• NIF de terceros vacíos: se produce cuando el ERP no valida los datos del proveedor en el momento del alta. Después hay que buscarlos uno a uno.
• IVA calculado pero no desglosado: el archivo muestra el total de la factura pero no separa la base imponible del impuesto. La asesoría no puede cuadrar el 303.

Estos problemas son evitables si el ERP tiene la contabilidad integrada de serie, no como módulo adicional que hay que configurar por separado. Puedes ver cómo funciona ese enfoque en Contabilidad — Rowan ERP o leer con más detalle en Contabilidad integrada en el ERP para distribuidoras: sin módulo aparte ni exportaciones.

Cómo preparar a tu equipo para la exportación mensual

La exportación no es solo un proceso técnico. Requiere que los datos estén bien antes de pulsar el botón.

1. Cierra todas las facturas emitidas del periodo antes de exportar. Una factura en estado borrador no aparece en el archivo o aparece sin número definitivo.
2. Concilia los albaranes con las facturas. Si hay albaranes entregados sin facturar, la asesoría no los ve y el ingreso no cuadra.
3. Revisa que todos los proveedores tengan NIF registrado en el sistema. Un proveedor sin NIF rompe el archivo A3 en la mayoría de versiones.
4. Comprueba que las remesas SEPA del mes están cerradas y asociadas a sus facturas. Si el cobro y la factura no están vinculados, la tesorería no cuadra con la contabilidad.
5. Exporta el archivo y envíalo a la asesoría con una nota del periodo cubierto y del número de documentos incluidos. Así la asesoría puede detectar si falta algo sin tener que preguntar.

Lo que debería hacer el ERP por ti

Un ERP bien diseñado para distribuidoras no debería requerir que nadie prepare el archivo manualmente. Los asientos deberían generarse solos a partir de las facturas emitidas, las recepciones de mercancía y los pagos registrados. La exportación debería ser un paso de un clic, con el formato correcto ya configurado según el software de la asesoría.

Si hoy tu proceso requiere más de 30 minutos al mes para preparar la exportación contable, el ERP está generando trabajo en lugar de eliminarlo.

En Rowan ERP la contabilidad está integrada desde el primer pedido: los asientos se crean automáticamente con la cuenta del PGC, el NIF del tercero y el desglose de IVA. La exportación para asesoría está disponible en formato compatible con los principales programas de gestorías españolas, con los datos mínimos cubiertos sin configuración adicional.

Si gestionas una distribuidora con flota propia y quieres ver cómo funciona en condiciones reales, en rowanerp.com puedes solicitar una demo o revisar los módulos disponibles.